Politique de confidentialité

1. Responsable de traitement

Flexcloud SAS (58 rue de Monceau, CS 48756, 75380 Paris Cedex 08 — RCS Paris 987 381 803) est responsable du traitement des données personnelles collectées via le site www.flexcloud.fr et le portail my.flexcloud.fr. Dans le cadre de la fourniture du Service à ses clients, Flexcloud agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD pour les données que le client et ses utilisateurs déposent dans leur espace : le client demeure responsable de traitement de ses propres données, et un accord de traitement (DPA) est disponible sur demande. Contact pour toute question relative aux données : contact [at] flexcloud.fr.

2. Données collectées

Nous traitons :

• les données que vous nous fournissez : identité et coordonnées (nom, prénom, e-mail, téléphone), données de facturation (adresse, SIRET/TVA pour les professionnels), contenu de vos demandes (formulaires, démo, support, candidatures), messages échangés avec notre assistant virtuel ou notre équipe ;
• les données collectées automatiquement : adresse IP, date et heure de connexion, type de navigateur et système, pages consultées, journaux techniques de sécurité ;
• les données liées à la souscription : offre choisie, options, historique de commandes et de factures, statut de paiement (nous ne collectons jamais vos données de carte bancaire — voir article 7) ;
• le cas échéant, vos coordonnées bancaires (RIB), uniquement si vous choisissez le paiement par prélèvement SEPA, aux seules fins de mise en place de votre mandat de prélèvement (voir articles 5 et 7) ;
• le cas échéant, votre numéro de téléphone mobile aux fins de vérification anti-abus par code à usage unique (SMS), lorsque cette vérification est activée.

3. Finalités et bases légales

• Exécution des commandes et fourniture du Service (création d'espace, gestion des comptes, facturation, support) — base légale : exécution du contrat ;
• Mise en place d'un mandat de prélèvement SEPA (traitement du RIB lorsque ce mode de paiement est choisi) — base légale : exécution du contrat ;
• Réponse à vos demandes (contact, démo, assistant virtuel, tickets) — base légale : mesures précontractuelles ou intérêt légitime ;
• Prévention de la fraude et des abus (limitation d'essais multiples, vérification SMS, journalisation de sécurité) — base légale : intérêt légitime ;
• Respect d'obligations légales (comptabilité, facturation, réquisitions) — base légale : obligation légale ;
• Prospection et communication (newsletter) — base légale : consentement, retirable à tout moment ;
• Mesure d'audience (le cas échéant, si elle venait à être mise en place) — base légale : consentement (cookies) ;
• Traitement des candidatures — base légale : mesures précontractuelles.

4. Assistant virtuel et intelligence artificielle

Nos sites proposent un assistant conversationnel automatisé, clairement signalé comme tel (Règlement (UE) 2024/1689). Son fonctionnement implique les traitements suivants :

• les questions posées à l'assistant sont d'abord traitées localement sur nos serveurs en France (base de connaissances) ; lorsque cela est nécessaire, elles sont transmises à notre prestataire d'IA Mistral AI (société française) pour être traitées en Union européenne, sans être utilisées pour l'entraînement de modèles ;
• nous vous invitons à ne pas saisir de données sensibles dans la conversation (santé, opinions, données bancaires…) ; aucune donnée de paiement n'est jamais demandée ni collectée dans la conversation ;
• en cas d'escalade vers notre équipe, seuls vos nom, e-mail et question sont transmis, avec votre accord, pour créer votre demande de support ;
• lorsque les réponses de notre équipe alimentent la base de connaissances de l'assistant, elles sont préalablement anonymisées automatiquement (suppression des identités, coordonnées et références de dossier) puis validées avant toute réutilisation.

5. Durées de conservation

• Compte client et données contractuelles : durée de la relation contractuelle, puis archivage cinq (5) ans au titre de la prescription légale ;
• Factures et pièces comptables : dix (10) ans (obligation comptable) ;
• Contenus déposés dans votre espace : durée du contrat, puis suppression définitive trente (30) jours après son terme (réversibilité) ;
• Espace d'essai gratuit : suppression définitive quinze (15) jours après la fin de l'essai ;
• Prospects et demandes de contact : trois (3) ans après le dernier contact ;
• Conversations avec l'assistant : non conservées au-delà de la session, hors demande de support créée à votre initiative et entrées anonymisées de la base de connaissances ;
• Journaux techniques et de sécurité : un (1) an maximum ;
• Cookies : consentement conservé six (6) mois ; durée de vie des cookies treize (13) mois maximum ;
• Candidatures : deux (2) ans après le dernier contact, sauf opposition ;
• Numéro de téléphone de vérification anti-abus : le temps nécessaire à la vérification et à la prévention des abus, puis suppression ;
• RIB fourni pour un mandat de prélèvement SEPA : conservé le temps strictement nécessaire à la mise en place du mandat, puis supprimé — avec une purge automatique au plus tard à quatre-vingt-dix (90) jours ; il est stocké de façon sécurisée, à accès restreint, et n'est jamais réutilisé à d'autres fins.

À l'issue de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

6. Destinataires et sous-traitants

Vos données sont accessibles au seul personnel habilité de Flexcloud et aux sous-traitants strictement nécessaires, tenus par des engagements contractuels de sécurité et de confidentialité conformes à l'article 28 du RGPD :

• OVH SAS (France) — hébergement du site et de l'infrastructure, en France ;
• Mollie B.V. (Pays-Bas, Union européenne) — traitement sécurisé des paiements ;
• Mistral AI (France) — traitements d'intelligence artificielle, en Union européenne ;
• Brevo (France) — envoi d'e-mails transactionnels et, le cas échéant, de SMS de vérification ;
• Youtrust (France) — signature électronique qualifiée, lorsque cette option est utilisée.

Aucune donnée n'est vendue, louée ni transmise à des tiers à des fins commerciales. Des données peuvent être communiquées aux autorités compétentes lorsque la loi l'exige.

7. Paiements

Les paiements sont traités par notre prestataire Mollie, certifié PCI-DSS, sur ses pages de paiement sécurisées. Flexcloud ne collecte, ne voit ni ne stocke jamais vos numéros de carte bancaire. Nous conservons uniquement les références de transaction et le moyen de paiement utilisé (ex. « carte », « PayPal »), nécessaires à la facturation et au suivi. Si vous choisissez le prélèvement SEPA, le RIB que vous déposez est transmis de façon sécurisée à notre équipe habilitée pour la seule mise en place de votre mandat, à accès restreint, puis supprimé (voir article 5) ; il n'est pas conservé au-delà de ce qui est nécessaire.

8. Hébergement, localisation et transferts

Vos données clients sont hébergées en France et répliquées sur trois régions françaises. Les traitements d'intelligence artificielle (assistant du site et assistant IAzéo, s'appuyant sur les modèles Mistral AI) s'effectuent en Union européenne. Aucun transfert de vos contenus hors de l'Union européenne n'est réalisé, et aucun sous-traitant soumis à une législation extraterritoriale non conforme au RGPD n'intervient dans l'hébergement de vos contenus.

9. Sécurité

Flexcloud met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées : chiffrement des communications (TLS) et des secrets au repos, cloisonnement des espaces clients, contrôle d'accès et principe du moindre privilège, authentification à deux facteurs disponible, journalisation, sauvegardes d'infrastructure et supervision. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, Flexcloud notifiera la CNIL dans les soixante-douze (72) heures et vous en informera dans les conditions prévues aux articles 33 et 34 du RGPD.

10. Vos droits

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants : accès, rectification, effacement, opposition (y compris à la prospection), limitation, portabilité, retrait de votre consentement à tout moment (sans remise en cause des traitements antérieurs), et droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès. Vous pouvez les exercer à l'adresse contact [at] flexcloud.fr ; une réponse vous sera apportée dans un délai d'un (1) mois, prorogeable dans les conditions légales. Un justificatif d'identité pourra être demandé en cas de doute raisonnable. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr).

11. Cookies

Le site n'utilise actuellement que des cookies et traceurs strictement nécessaires à son fonctionnement (exemptés de consentement) — aucun cookie publicitaire, de profilage ou de mesure d'audience n'est déposé. Des statistiques de fréquentation agrégées et anonymes sont établies côté serveur, sans cookie ni identifiant persistant : le dédoublonnage des visites repose sur un condensat journalier non réversible, détruit dès le lendemain, seuls des totaux (pages vues, visiteurs par jour, pages populaires, sites référents) étant conservés — ce dispositif ne permet de suivre aucun visiteur individuellement (base légale : intérêt légitime ; dispositif exempté de consentement). L'assistant du site mémorise localement, dans votre navigateur, un identifiant technique anonyme (préférence d'affichage) qui n'est transmis à aucun tiers. Si des cookies soumis à consentement venaient à être introduits, ils ne seraient déposés qu'après recueil de votre consentement via un bandeau conforme aux recommandations de la CNIL (consentement conservé six (6) mois maximum, retirable à tout moment aussi simplement qu'il a été donné) ; leur refus n'empêcherait pas la navigation.

12. Mineurs

Le Service ne s'adresse pas aux mineurs de moins de quinze (15) ans. Un compte au sein d'un espace familial ou professionnel est créé sous la responsabilité du titulaire du contrat.

13. Évolution de la présente politique

La présente politique peut être mise à jour pour refléter l'évolution du Service ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en tête de page ; en cas de modification substantielle, une information sera diffusée sur le site ou par e-mail.

14. Contact

Pour toute question relative à la présente politique : contact [at] flexcloud.fr — Flexcloud SAS, 58 rue de Monceau, CS 48756, 75380 Paris Cedex 08.